1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données décrit ici est :
- Responsable
- Association Helixia
2345 Les Breuleux, Suisse - Adresse de correspondance
- Association Helixia
Seestrasse 287a
8804 Au, Suisse - hello@helixia.ch
Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'une de ces adresses.
2. Portée de cette déclaration
Cette déclaration s'applique :
- au site de l'association helixia.ch ;
- à notre boutique en ligne shop.helixia.ch ;
- aux échanges que vous avez avec nous par e-mail ou par WhatsApp.
Nos applications (notamment Noteflex) disposent de leur propre déclaration de confidentialité, accessible depuis chaque application et sur privacy.noteflex.dev.
Nous traitons les données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). Lorsque le règlement général européen sur la protection des données (RGPD) s'applique, par exemple pour des commandes provenant de l'Union européenne, nous le respectons également.
3. En bref
- Nos sites n'utilisent aucun outil de suivi, de publicité ni de mesure d'audience tiers.
- Les polices de caractères et les images sont servies depuis nos propres serveurs : aucune ressource n'est chargée chez Google ou chez un autre tiers lors de votre visite.
- Seuls des cookies techniquement nécessaires au traitement des commandes dans la boutique sont utilisés. C'est pourquoi aucune bannière de cookies n'est affichée.
- Dans la boutique, les commandes se font sans création de compte. Nous ne collectons que les données nécessaires pour traiter, payer et livrer votre commande.
- Nous ne vendons ni ne louons vos données, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
4. Hébergement, journaux du serveur et statistiques
Nos sites sont hébergés par Infomaniak Network SA, à Genève, en Suisse. Vos données sont donc stockées en Suisse.
Lors de chaque visite, le serveur enregistre automatiquement des informations techniques dans des fichiers journaux :
- votre adresse IP ;
- la date et l'heure de la visite ;
- la page consultée et, le cas échéant, la page d'où vous venez ;
- le type de navigateur et de système d'exploitation.
Ces données servent à assurer le fonctionnement et la sécurité des sites, par exemple pour détecter des tentatives d'attaque. Nous les utilisons aussi pour établir des statistiques de fréquentation globales, calculées par notre hébergeur à partir de ces journaux. Ces statistiques ne font appel à aucun cookie ni à aucun script dans votre navigateur, et ne nous permettent pas de vous identifier.
Pour les visiteurs soumis au RGPD, ce traitement repose sur notre intérêt légitime à exploiter un site sûr et fonctionnel (art. 6, al. 1, let. f RGPD).
5. Prise de contact
Par e-mail
Lorsque vous nous écrivez, nous traitons votre adresse e-mail, votre nom s'il figure dans le message, et le contenu de votre message, uniquement pour vous répondre et assurer le suivi de votre demande. Notre messagerie est hébergée en Suisse.
Par WhatsApp
Si vous choisissez de nous contacter par WhatsApp, votre numéro de téléphone et vos messages sont traités par WhatsApp, un service du groupe Meta, qui peut les transférer vers d'autres pays, notamment les États-Unis. Le traitement par WhatsApp est régi par ses propres conditions et sa politique de confidentialité. Le lien WhatsApp de notre site ne transmet aucune donnée tant que vous ne cliquez pas dessus. Si vous préférez éviter WhatsApp, écrivez-nous par e-mail.
6. Boutique en ligne
Données collectées lors d'une commande
Les commandes se font uniquement en tant qu'invité, sans création de compte. Pour traiter votre commande, nous avons besoin des données suivantes :
- nom et prénom ;
- adresse de livraison et, si elle est différente, de facturation ;
- adresse e-mail, pour la confirmation de commande et le suivi ;
- numéro de téléphone, si vous l'indiquez ou s'il est nécessaire à la livraison ;
- le contenu de la commande et son montant.
Ces données sont utilisées exclusivement pour exécuter votre commande : confirmation, paiement, impression, livraison et service après-vente. Pour les clients soumis au RGPD, ce traitement repose sur l'exécution du contrat (art. 6, al. 1, let. b RGPD) et, pour la conservation comptable, sur une obligation légale (art. 6, al. 1, let. c RGPD).
Paiement avec TWINT
Les paiements sont traités par TWINT SA, en Suisse. Lorsque vous payez, vous êtes mis en relation avec TWINT, qui traite les données nécessaires au paiement selon ses propres conditions. Nous ne recevons que la confirmation du paiement et son montant : nous n'avons jamais accès à vos données bancaires.
Impression et livraison par Lulu
Nos livres sont imprimés à la demande et expédiés par Lulu Press, Inc., une entreprise établie aux États-Unis. Lorsque vous passez commande, les données nécessaires à l'impression et à la livraison sont transmises automatiquement à Lulu : nom, adresse de livraison, contenu de la commande et, lorsque la livraison le requiert, adresse e-mail et numéro de téléphone.
Lulu fait imprimer les livres par des imprimeurs partenaires situés dans différents pays, en général au plus près de l'adresse de livraison. Pour les livraisons en Suisse, l'impression a habituellement lieu en Europe. Lulu peut vous envoyer directement des informations sur l'expédition, comme un numéro de suivi.
Ce transfert vers les États-Unis est nécessaire à l'exécution du contrat que vous concluez avec nous : sans lui, nous ne pourrions pas vous livrer le livre commandé (art. 17, al. 1, let. b LPD et art. 49, al. 1, let. b RGPD). Le traitement par Lulu est également régi par sa propre politique de confidentialité.
Gestion des commandes et comptabilité
Pour gérer les commandes, nous utilisons le logiciel WooCommerce, installé sur notre serveur chez Infomaniak, en Suisse. Il n'est relié à aucun service externe de gestion ou de statistiques.
Pour tenir notre comptabilité, les informations nécessaires de chaque commande (numéro de commande, nom, contenu et montant) sont transmises automatiquement à notre logiciel comptable Odoo, exploité par Odoo SA, dont les serveurs et les sauvegardes se trouvent en Europe. Ce transfert passe par un outil d'automatisation installé sur nos propres serveurs en Suisse. Ces données servent uniquement à la tenue de la comptabilité et sont conservées selon les obligations légales (voir chapitre 9).
Protection contre le spam
Nos formulaires sont protégés contre les envois automatisés par un mécanisme fonctionnant entièrement sur notre serveur, sans service tiers.
8. Transferts de données à l'étranger
Nos sites et nos données sont hébergés en Suisse. Des données personnelles ne sont transmises à l'étranger que dans les cas suivants :
- Lulu Press, Inc. (États-Unis) et ses imprimeurs partenaires, pour l'impression et la livraison de votre commande (voir chapitre 6) ;
- Odoo SA et ses centres de données en Europe, pour la tenue de notre comptabilité (voir chapitre 6). L'Union européenne offre un niveau de protection des données reconnu comme adéquat par la Suisse ;
- WhatsApp / Meta, uniquement si vous choisissez de nous contacter par WhatsApp (voir chapitre 5).
Les États-Unis n'offrent pas, de manière générale, un niveau de protection des données équivalent à celui de la Suisse, sauf pour les entreprises certifiées sous le « Swiss-U.S. Data Privacy Framework ». Lorsque ce n'est pas le cas, les transferts reposent sur leur nécessité pour l'exécution du contrat conclu avec vous, ou sur votre propre choix d'utiliser le service concerné.
9. Durée de conservation
- Journaux du serveur : conservés pour une durée limitée, puis supprimés automatiquement par notre hébergeur.
- Messages reçus : conservés le temps nécessaire au traitement de votre demande et à son suivi, puis supprimés.
- Commandes : conservées pendant 10 ans, comme l'exige le droit suisse pour les pièces comptables (art. 958f du Code des obligations). Au-delà, elles sont supprimées ou rendues anonymes.
- Cookies : voir la durée indiquée au chapitre 7.
10. Vos droits
Dans les limites prévues par la loi, vous avez le droit :
- de savoir si nous traitons des données vous concernant et d'en obtenir une copie (droit d'accès) ;
- de faire corriger des données inexactes ;
- de faire supprimer vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
- de vous opposer à un traitement ou d'en demander la limitation ;
- de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant (droit à la portabilité) ;
- de retirer à tout moment un consentement que vous nous auriez donné.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à hello@helixia.ch ou à notre adresse de correspondance (chapitre 1). Nous pourrons vous demander de prouver votre identité afin d'éviter qu'une autre personne n'obtienne vos données.
Si vous estimez que nous ne respectons pas la protection de vos données, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), www.edoeb.admin.ch. Si vous résidez dans l'Union européenne, vous pouvez également vous adresser à l'autorité de protection des données de votre pays.
11. Sécurité
Toutes les communications avec nos sites sont chiffrées (HTTPS). Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé ou la modification, et nous limitons l'accès aux données des commandes aux personnes qui en ont besoin au sein de l'association.
12. Modifications
Nous pouvons adapter cette déclaration, par exemple si nos services ou la législation évoluent. La version publiée sur cette page est celle qui fait foi. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page.